HOW TO～報告書の書き方編～

もうすぐ４月。４月といえば、新入社員の時期です。そして新入社員が必ず通る道。それは、ミスをした時の報告書作成です。

報告書の基本中の基本を書いてみたいと思います。

・状況

どのようなときにどのようなミスがおきたのかを書きます。ここでのポイントは、いつ・何を・どのようにしたのかを具体的に短く、事実だけを書くことです。簡単なようで出来ません。

例）○/○　○○○という製品の手配が漏れてしまった。

　　明細：○○

　　納期：○○

　　手配すべき日：○/○

　　実際に手配した日：○/○

・損失額を計算する

実際の損失額ではなく、間違ったままにした場合、どれだけの損失が出たかを計算し理解する必要があります。

例）製品：○○　価格：○○　仕入れ価格：○○　利益：○○分の損失

・実際の対応を書く

実際、最少の損失に抑える為に、先輩、上司がリカバリーをするはずです。どのようにリカバリーをしたかを書きます。

例）○○さんが最短で納入してもらえるように交渉し、納期の１日遅れで納入をした

・原因を書く

さて、ここからが本題です。当然、原因追究をしなくてはなりません。どうしてこのようなミスが出たのか自分なりに出した結論にさらに３回は「なぜ」を繰り返しましょう。「忘れた」だけではなく、なぜ「忘れたのか」を考えるのが原因を考えるという事です。

例）忘れた→なぜ忘れたのか→発注書がなくなった→なぜなくなったのか→処理済みの書類に入っていた→なぜ一緒になっていたか→ファイル分けができていない

・改善策を書く

原因まで突き詰めたら、改善策です。上司が求めるのは二度と同じミスをしない為の改善策です。まず、現状の状況と手順を見直します。どこの手順が行けなかったのかを考えます。それを作業手順として具体的にします。さらにその改善案が最善なのかもう一度考えます。

少し堅苦しい話になってしまいました。でも、これがうまく書けるとポイントアップ間違いなしです！私もミスは散々してきましたから・・・。